مقدمة:
تركز الدورة على تطوير مهارات المشاركين فيما يتعلق بتنظيم وتنسيق إدارة المكاتب وتكريس نظم المعلومات والتقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات الأداء المكتبي، بالإضافة إلى إطلاع الحضور على قواعد الإتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال والعلاقات العامة وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين، وكيفية السيطرة على ضغوط العمل وتقوية وتنشيط الذاكرة والقدرات العقلية وأساليب الابتكار والإبداع.
الهدف العام:
تهدف الدورة إلى تعريف المشاركين بإدارة المكاتب الحديثة ، وأنواع إدارة المكاتب ومهامها، وتنمية مهاراتهم وتطوير قدراتهم في مجال إدارة المكاتب، وتحسين مستوى الأداء الشخصي لمدير المكتب العصري.
بنهاية الدورة التدريبية نتوقع تنمية و تطوير قدرات ومهارات المشاركين في مجال إدارة المكاتب الحديثة وإدارة المكاتب العليا باحترافية وإبداع وذلك من خلال اكتسابهم للمعارف والخبرات والمهارات الحديثة تجاه استخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال إدارة المكاتب العليا .
الأهداف التفصيلية :
تهدف هذه الدورة التدريبية إلى إكساب المشاركين المعارف والمهارات التالية :
- تنمية وتطوير قدرات ومهارات العاملين لاكتساب المعارف الحديثة تجاه استخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال إدارة المكاتب.
- تنمية مهارات مدراء المكاتب وإمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية وتزويدهم بالخبرات والمهارات التي تتطلبها مسئوليات وواجبات الوظيفة.
- إكساب المشاركين المعارف والخبرات والمهارات الإدارية والفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الاتصال والتنسيق بين الإدارة العليا وباقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال وإنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة.
المحتوى العلمي:
اليوم الأول: مفهوم إدارة المكاتب العليا:
- اختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب.
- المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية و أساليبها.
- فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين.
- المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب.
- ورشة عمل تطبيقية لبناء بطاقة وصف وظيفي لمهمة مدير مكتب.
إدارة المكاتب المعاصرة في المنظمات الحديثة:
- أهمية الإدارة الفعالة لأعمال مدير المكتب في نجاح العمل الإداري.
- أنواع إدارة المكاتب.
- المكتب الحديث.
- وظائف المكتب الحديث.
- أهداف المكتب الحديث.
- أهمية إدارة المكاتب الحديثة.
- تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة.
اليوم الثاني: أبعاد وظيفة مدير المكتب:
- التخطيط للاجتماعات.
- جدولة الأعمال.
- وضع نظم الفهرسة و الحفظ.
- نظم المعلومات و صناعة القرارات.
- مهارات إعداد التقارير العليا ( مؤشرات الأداء ).
- إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية.
اليوم الثالث: برتوكول العمل بإدارة المكاتب:
- مفهوم البرتوكول.
- عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب.
- مهارات مدير المكتب في إدارة برتوكولات التعامل.
- إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات مدير المكتب.
- ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين.
- العوامل المؤثر في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات مدير المكتب.
- مفهوم الكاريزما.
- الخصائص النفسية لمدير المكتب الفعال.
- مهارات الاتيكيت في اللبس وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال.
- المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال.
- مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال.
- مهارات النظرة الشمولية.
- المهارات اللغوية.
- مفهوم المهارات اللغوية.
- أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال.
اليوم الرابع: مهارات الاتصال الفعال:
- مفهوم الاتصال.
- نموذج الاتصال.
- تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب.
مهارات بناء الألفة:
- مفهوم بناء الألفة.
- أهمية بناء الألفة في مجال عمل إدارة المكاتب.
- تطبيقات عملية على استراتيجية بناء الألفة في مجال إدارة المكاتب.
اليوم الخامس: قواعد الإتيكيت (آداب المعاملة واللياقة):
- مفهوم الإتيكيت.
- أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح مدير المكتب في مهامه.
- المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال إدارة المكاتب.
- العرف السائد في الإتكيت المتفق في مجال إدارة المكاتب بالوطن العربي.
- تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال إدارة المكاتب.
- تنمية مهارات الاتصال من منظور العلاقات التبادلية.
- مفهوم الأنماط السلوكية البشرية.
- العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية.
- مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة.
- تطبيقات عملية على التعامل مع الأنماط السلوكية البشرية في مجال إدارة المكاتب.
اليوم السادس: مهارات وأدوات واستراتيجيات إدارة المكاتب الحديثة:
- مهارات إدارة الملفات.
- مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات.
- الاستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب.
- مهارات استقبال وتصدير المكاتبات.
- طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات ( تطبيقات عملية ).
- فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( ( الخطاب / المذكرة / التقارير ).
- فن كتاب التقارير.
- فن تنظيم الاجتماعات.
- فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات.
اليوم السابع: مهارات التفكير العليا لمير المكتب الفعال:
- مفهوم مهارات التفكير العليا.
- أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال.
- البرامج العقلية العليا وأثرها على نجاح مدير المكتب الفعال.
- مهارات تنشيط الذاكرة.
- مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
- مهارات التفكير الابتكاري.
- مهارات التفكير الإبداعي.
- تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب من واقع الممارسات العلمية لمهمة إدارة المكاتب.
اليوم الثامن: مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل:
- مفهوم إدارة الصراعات.
- مفهوم التوتر.
- أهمية قدرة مدير المكتب على إدارة الصراعات بفعالية لنجاح عمله.
- مهارات إدارة الصراعات.
- مهارة حل النزاع و مواجهة المشكلات بفعالية.
- مهارات تخفيف التوتر في بيئة العمل.
- آليات تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل.
- تطبيقات عملية على إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل من واقع عمل مدير المكتب.
مهارات الاقناع:
- مفهوم الاقناع.
- الفرق بين الاتصال والحوار والتفاوض والاقناع.
- هل الإقناع فن أم علم.
- أهمية مهارات الاقناع لمدير المكتب الفعال.
- نماذج التأثير الأربعة في عملية الإقناع .
- النماذج الثلاثة للمؤثرين في عملية الإقناع.
- استراتيجية هوف رانك للإقناع (استراتيجية التركيز والتخفيف ).
- تطبيقات عملية على استراتيجية هوف رانك للإقناع في مجال إدارة المكاتب.
اليوم التاسع: مهارات إدارة الوقت وأدواته:
- مفهوم الوقت.
- أهمية الإدارة الفعالة للوقت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال.
- مصفوفة المهم والعاجل وتطبيقات استخدامها في إدارة الوقت.
- مهارات التخطيط باستخدام خارطة غانيت لتنظيم الوقت.
- تنمية مهارات التخطيط لإدارة فعاليات زمن استقبال الزوار.
- تصميم وتحديد شبكة الزوار.
- تصميم شبكة الخدمات المطلوبة.
- تحديد وتصميم إجراءات الاستقبال.
- تحديد وتصميم إجراءات تخطيط و متابعة طلبات زوار المكتب
مهارات التفويض:
- مفهوم التفويض.
- متى نفوض ومتى لا نفوض المهام.
- أهمية التفويض الفعال لنجاح عمل مدير المكتب الفعال.
- نموذج التفويض الفعال.
- بناء خرائط التدفق للمهام.
- تطبيقات عملية على مهارات التفويض من واقع عمل إدارة المكاتب.
اليوم العاشر: استخدام التقنية الحديثة في إدارة المكاتب
- مفهوم تقنيات إدارة المكاتب.
- أهمية تفعيل التقنية في نجاح إدارة المكاتب الحديثة.
- مفهوم الأتمتة.
- الإجراءات و الخطط التنفيذية لإقامة أنظمة متطورة لحفظ و استرجاع مواد المعلومات.
- مزايا استخدام التقنيات الحديثة في مجال إدارة المكاتب.
- استخدام الميكنة الحديثة في إدارة المكاتب.
- الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة.
- نظم تخطيط و متابعة خدمات الاتصالات الداخلة والخارجية.
الشهادات والاعتمادات:
بعد انتهاء برنامج الدورة التدريبية يتم إصدار شهادات حضور تمنح للمشاركين الذين يستكملون الدورة بنجاح وفقًا لمعايير الأداء المحددة، معتمدة من أكاديمية التدريب التابعة للبوابة العربية للتنمية الإدارية. كما يمكن أيضًا اعتماد الشهادة من قبل عدة جهات عالمية أخرى لتعزيز فرص التوظيف والنمو المهني للمشاركين.
مدة الدراسة: 10 أيام ..
40 ساعة تدريبية معتمدة مقسمة على 10 محاضرات بواقع (4 ساعات تدريبية كل يوم)
ملحوظة: يرجى العلم بأن مخطط الدورة التدريبية المعروض هو إطار عام، وقد تختلف الموضوعات والتركيز المحدد وعدد الأيام اعتمادًا على الاحتياجات التدريبية للمشاركين وبناءً على طلب الجهة المستفيدة.
التسجيل في:
البرنامج المتكامل لمديري مكاتب الإدارة العليا
لمزيد من الاستفسار حول الدورات التدريبية يمكنكم التواصل معنا عبر صفحة اتصل بنا أو الاتصال مباشرةً على إدارة التدريب رقم: 00201062215620
قنوات البوابة العربية للتنمية الإدارية على مواقع التواصل الاجتماعي
