مقدمة عن الدورة التدريبية
تُعد وظيفة مدير المكتب حجر الزاوية في أي مؤسسة ناجحة، فهي تتطلب مزيجًا فريدًا من المهارات الإدارية، التنظيمية، والشخصية. في ظل التطورات المتسارعة في بيئات العمل، لم يعد دور مدير المكتب يقتصر على المهام الروتينية، بل أصبح شريكًا استراتيجيًا يساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية.
تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والأدوات الحديثة اللازمة للتميز في هذا المجال، بدءًا من إدارة الوقت وتخطيط المهام، وصولًا إلى مهارات التواصل الفعال، وحل المشكلات، وإدارة الاجتماعات، مما يعزز من كفاءتهم ويمنحهم شهادة معتمدة تثبت خبراتهم.
نبذة عامة
الدورة: مدير مكتب معتمد (Certified Office Manager – COM)
المدة: 5 أيام تدريبية
الجهة المنظمة: أكاديمية ArabPAD للتدريب والاستشارات – البوابة العربية للتنمية الإدارية
الهدف العام
إعداد وتأهيل المشاركين ليصبحوا مدراء مكاتب محترفين قادرين على إدارة المهام بكفاءة وفعالية، وتعزيز الإنتاجية، والمساهمة في تحقيق أهداف المؤسسة بأسلوب احترافي وعصري.
الأهداف التفصيلية
- اكتساب المهارات الأساسية في تنظيم وإدارة العمليات المكتبية.
- تطوير مهارات التخطيط، التنظيم، وإدارة الوقت والمهام.
- التعرف على أفضل الممارسات في إدارة الاجتماعات وكتابة المحاضر والتقارير.
- تعزيز مهارات التواصل الفعال وإدارة العلاقات مع الأطراف المختلفة.
- تنمية القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات تحت الضغط.
- الاطلاع على أحدث التقنيات والبرامج المستخدمة في إدارة المكاتب.
- القدرة على إدارة فريق عمل المكتب بكفاءة وفعالية.
- بناء الثقة بالنفس والاحترافية في التعامل مع مختلف المواقف.
المحاور التدريبية
اليوم الأول: أساسيات الإدارة المكتبية الحديثة
- المفهوم الحديث لوظيفة مدير المكتب: التحول من السكرتارية التقليدية إلى الإدارة التنفيذية.
- المهارات الأساسية لمدير المكتب الناجح: المهارات الفنية، الإدارية، والشخصية.
- إدارة الوقت والمهام بفاعلية: تقنيات التخطيط وتحديد الأولويات (مصفوفة آيزنهاور، تقنية البومودورو).
- التنظيم الذكي للمكتب والملفات: طرق تصنيف وترتيب الوثائق الورقية والإلكترونية.
- التعامل مع بيئة العمل المتغيرة: التكيف مع التحديات والمهام المتعددة.
- ورشة عمل: تحليل المهام اليومية وتحديد الأولويات: تمرين عملي على تطبيق مصفوفة الأولويات.
اليوم الثاني: مهارات الاتصال المتقدمة والتعامل مع الآخرين
- التواصل الفعال في بيئة العمل: أساسيات الاتصال اللفظي وغير اللفظي.
- مهارات الإنصات الفعال: فهم أهمية الاستماع الجيد لتعزيز التواصل.
- التعامل مع أنماط الشخصيات المختلفة: كيفية إدارة العلاقات مع المدراء، الزملاء، والعملاء.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني الاحترافي: أفضل الممارسات في المراسلات الرسمية.
- اللباقة والاحترافية في التعامل مع الزوار والضيوف: بناء صورة إيجابية عن المؤسسة.
- ورشة عمل: محاكاة سيناريوهات التواصل الصعبة: تمارين على التعامل مع المواقف اليومية.
اليوم الثالث: إدارة الاجتماعات، التقارير، والمهام التنظيمية
- التخطيط الفعال للاجتماعات: تحديد الأهداف، الأجندة، وإدارة الدعوات.
- كتابة محاضر الاجتماعات باحترافية: تسجيل النقاط الرئيسية والقرارات ومتابعتها.
- إعداد وكتابة التقارير الرسمية: الهيكل، المحتوى، واللغة المناسبة للتقارير الإدارية.
- أرشفة المعلومات والوثائق: أنظمة الحفظ والاسترجاع الإلكترونية والورقية.
- التنسيق الاحترافي للرحلات والسفر: الترتيبات اللوجستية، الحجوزات، والوثائق.
- ورشة عمل: إعداد محضر اجتماع كامل: تطبيق عملي على كتابة محضر اجتماع نموذجي.
اليوم الرابع: الإدارة المالية والتقنية للمكتب
- أساسيات الإدارة المالية لمدير المكتب: إعداد الميزانيات البسيطة ومتابعة النفقات.
- استخدام البرامج المكتبية بمهارة: تطبيق Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- البرامج والأدوات الرقمية لإدارة المهام: تطبيقات (Trello, Asana) لإدارة المشاريع الصغيرة.
- أمن المعلومات والخصوصية في المكتب: حماية البيانات والتعامل مع المعلومات السرية.
- التعامل مع التكنولوجيا الحديثة: الاستفادة من الذكاء الاصطناعي والأدوات التكنولوجية في تسهيل المهام.
- ورشة عمل: تصميم جداول بيانات لتتبع النفقات: تمرين عملي باستخدام برنامج Excel.
اليوم الخامس: إدارة الذات، وحل المشكلات، والتميز المهني
- التعامل مع ضغط العمل وإدارة الإجهاد: تقنيات الحفاظ على الهدوء والتركيز.
- حل المشكلات واتخاذ القرارات: منهجية التفكير التحليلي والإبداعي.
- إدارة فريق العمل المكتبي: التوجيه، التحفيز، وتوزيع المهام.
- التعامل مع المواقف الطارئة وغير المتوقعة: وضع خطط للطوارئ.
- بناء الصورة الاحترافية لمدير المكتب: المظهر، السلوك، والثقة بالنفس.
- ورشة عمل: دراسة حالة شاملة: تطبيق كل المهارات المكتسبة لحل مشكلة إدارية معقدة.
منهجية التدريب
تعتمد الدورة على منهجية تفاعلية تجمع بين المحاضرات النظرية والعروض التقديمية، مع التركيز المكثف على التطبيق العملي من خلال ورش العمل، دراسات الحالة، المناقشات الجماعية، وتمارين لعب الأدوار، لضمان استيعاب كامل للمحتوى وتحويل المعرفة إلى مهارات قابلة للتطبيق الفوري في بيئة العمل.
الفوائد المتوقعة
العائد وأثر التدريب على المشارك:
- اكتساب شهادة دولية معتمدة تعزز من سيرته المهنية.
- تعزيز الثقة بالنفس والاحترافية في أداء المهام.
- تطوير القدرة على التخطيط، التنظيم، وإدارة الأولويات.
- القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة وحل المشكلات بذكاء.
- الارتقاء بالمستوى المهني والوظيفي.
العائد وأثر التدريب على المؤسسة:
- تحسين كفاءة العمليات الإدارية والمكتبية.
- زيادة إنتاجية فريق العمل وتقليل الأخطاء.
- بناء سمعة احترافية للمؤسسة من خلال الأداء المتميز لمدير المكتب.
- توفير الوقت والجهد من خلال تبني أفضل الممارسات.
- تحسين التنسيق والاتصال بين الإدارات المختلفة.
الفئات المستهدفة
- مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- المساعدون الإداريون والمساعدون الشخصيون.
- مسؤولو التنسيق والعلاقات العامة.
- الموظفون الراغبون في تطوير مهاراتهم الإدارية.
- المدراء والمهنيون الجدد الذين تتضمن مهامهم الإدارة المكتبية.
الخبراء المنفذون
يتم تنفيذ الدورة بواسطة خبراء ومستشارين متخصصين في مجال الإدارة وتطوير المهارات البشرية، ولديهم خبرة عملية طويلة في تدريب الكوادر الإدارية في كبرى المؤسسات.
أساليب التدريب
- محاضرات تفاعلية.
- ورش عمل وتدريبات عملية.
- دراسات حالة واقعية.
- نقاشات جماعية وعصف ذهني.
- أفلام تدريبية قصيرة.
خاتمة
تُعتبر دورة “مدير مكتب معتمد COM” المقدمة من البوابة العربية للتنمية الإدارية واحدة من بين أفضل الدورات التدريبية في مجال إدارة المكاتب. إنها فرصة فريدة لتطوير وتحسين مهارات الأفراد في إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية. تعتني الدورة بتوفير المعرفة والأدوات اللازمة للمشاركين لأداء مهامهم بكفاءة وتحقيق نجاح مذهل في إدارة المكتب.
لماذا أحضر هذه الدورة؟
لأنها ليست مجرد دورة تدريبية، بل هي رحلة متكاملة نحو الاحترافية والتميز. ستحصل على شهادة معتمدة تفتح لك آفاقًا وظيفية جديدة، وستكتسب مهارات عملية وحديثة تجعلك قادرًا على إدارة أي مكتب بكفاءة عالية، مما يعود بالنفع عليك وعلى مؤسستك.
لماذا البوابة العربية للتنمية الإدارية؟
تلتزم البوابة العربية للتنمية الإدارية بتقديم محتوى تدريبي عالي الجودة ومصمم وفقًا لأحدث المعايير العالمية. نحن نجمع بين الخبرة الأكاديمية والتطبيق العملي، ونستخدم أساليب تدريبية متطورة لضمان تحقيق أقصى استفادة ممكنة للمشاركين.
ملحوظة: يرجى العلم بأن مخطط الدورة التدريبية هو إطار عام، وقد تختلف الموضوعات والتركيز المحدد وعدد الأيام اعتمادًا على الاحتياجات التدريبية للمشاركين وبناءً على طلب الجهة المستفيدة.
التسجيل في:
مدير مكتب معتمد COM
عزيزي المتدرب.. جميع الدورات متاحة كل يوم أحد من كل أسبوع طوال العام. **
للاشتراك: اختر المدينة المطلوبة التي تريد حضور الدورة بها واضغط على زر التسجيل الموضح أمامها ستظهر لك استمارة الاشتراك الخاصة بها اختر منها التاريخ المناسب لك لحضور الدورة التدريبية علماً بأن رسوم الاشتراك موضحة أمام كل مدينة في الجدول التالي:
المكان | الرسوم بالدولار | اشترك الآن |
|---|---|---|
القاهرة | 1000 $ | |
الاسكندرية | 1800 $ | |
شرم الشيخ | 2000 $ | |
الغردقة | 2000 $ | |
اسطنبول | 2000 $ | |
كوالالمبور | 2000 $ | |
دبي | 2400 $ | |
الشارقة | 2400 $ | |
الرياض | 2400 $ | |
جدة | 2400 $ | |
أبها | 2400 $ | |
مدريد | 3700 $ | |
برشلونة | 3700 $ | |
فيينا | 3700 $ | |
جنيف | 4800 $ | |
أون لاين | 400 $ |
لمزيد من الاستفسار حول الدورات التدريبية يمكنكم التواصل معنا عبر صفحة اتصل بنا أو الاتصال مباشرةً على إدارة التدريب رقم: 00201062215620
قنوات البوابة العربية للتنمية الإدارية على مواقع التواصل الاجتماعي
