دبلوم الأرشفة الإلكترونية

مقدمة عامة

تعد الأرشفة الإلكترونية أحد النتائج الحتمية للتطور التكنولوجي والتحول الرقمي الذي شهدته المنظمات والمؤسسات في العصر الحديث. حيث أصبحت الأرشفة الإلكترونية ضرورية لتسهيل وتحسين إدارة الوثائق والمعلومات وذلك لما توفره من سهولة في الوصول إلى البيانات والمعلومات والوثائق المخزنة، بالإضافة إلى المرونة والسرعة في الإدارة والاستجابة للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

كما تعتبر الأرشفة الإلكترونية حلاً مبتكرًا لتحسين إدارة الوثائق والأرشيف وتحقيق الكفاءة والاستدامة. وتسهم في تحويل المنظمات إلى بيئة رقمية متقدمة تعزز الوصولية وتحسن عمليات اتخاذ القرارات وتعزز التنمية المستدامة والتخطيط الاستراتيجي وتوفير الوقت والمجهود في الوصول إلى المعلومات والوثائق الرسمية.

ومن بين الجوانب الحرجة في تطوير الأرشفة الإلكترونية هي استخدام التكنولوجيا الحديثة، و يأتي الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني في مقدمة التقنيات المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية، وتكمن أهمية استخدام الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني في الحفاظ على هذه البيانات وتأمينها من أي اختراقات خارجية. حيث يعتمد الذكاء الاصطناعي في الأرشفة الإلكترونية على تحليل واستنتاج البيانات بشكل آلي، مما يساعد على تحسين دقة الأرشفة والحد من الأخطاء الإنسانية. كما يوفر الأمن السيبراني حمايةً للبيانات المخزنة والحفاظ عليها من أي اختراقات، وتأمين بيانات المستخدمين من الاختراقات والهجمات الإلكترونية.

وتسعى البوابة العربية للتنمية الإدارية لتقديم دبلوم الأرشفة الإلكترونية بهدف تزويد المشاركين بمبادئ وأسس الأرشفة الإلكترونية، وكيفية بناء وتأسيس وإدارة نظام الأرشيف الالكتروني، بالإضافة إلى تطبيقات الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني في الحفاظ على المعلومات. ويأتي هذا الدبلوم لضمان تحقيق التخزين الآمن والموثوق للمعلومات وصيانة الجهود المبذولة في المؤسسات والهيئات الحكومية والخاصة.

الهدف العام

يهدف الدبلوم إلى تمكين المشاركين من فهم أساسيات الأرشفة الإلكترونية وتطبيقها في العمل الإداري والإلكتروني، وتأهيلهم لتأسيس وإدارة نظام الأرشيف الالكتروني وفقاً لأحدث المعايير والتقنيات المستخدمة لتحسين عمليات الأرشفة الإلكترونية.

بنهاية البرنامج التدريبي الأرشفة الإلكترونية سوف يكون المشاركون قادرون على:

• توفير مفاهيم ومصطلحات نظم إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى الرقمي EDRMS في المؤسسات وتسليط الضوء على أوجه التشابه والاختلاف في العلاقات المتبادلة بين البيانات والوثائق و السجلات والمحتوى بينهم.
• معرفة أهمية إدارة الوثائق ECM وإدارة المعرفة في إطار متماسك.
• توفير الأطر العامة لتطوير دراسات الجدوى في المشروعات الرقمية لنظم إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى الرقمي EDRMS في المؤسسات.
• توفير الأطر التفصيلية لإعداد أدلة العمل والسياسات والإجراءات الخاصة بالوثائق وطرق حفظها واسترجعها.

الأهداف التفصيلية

• تعريف المشاركين بأنواع الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
• فهم أهمية الأرشفة الإلكترونية في العمل الإداري والإلكتروني.
• توضيح أسس ومبادئ تنظيم الأرشفة الإلكترونية.
• التعرف على أنواع الوثائق الإلكترونية والتحديات التي تواجه عملية الأرشفة الإلكترونية.
• اكتساب المهارات اللازمة لإنشاء خطة لتأسيس نظام أرشفة إلكتروني.
• تعلم تقنيات وأدوات تأسيس وإدارة نظام الأرشيف الالكتروني.
• معرفة الأساليب والخطوات اللازمة لتصميم وتطوير نظام أرشفة إلكتروني متكامل.
• التدرب على إدارة المحتوى الإلكتروني وفهرسته.
• فهم أهمية استخدام البيانات الإحصائية في إدارة الأرشيف الالكتروني.
• تعزيز قدرات المشاركين في استخدام تقنيات الحفظ والاسترجاع والتدقيق المختلفة في نظام الأرشفة الإلكتروني.
• تطبيق أفضل الممارسات والتقنيات في عملية الأرشفة الإلكترونية.
• دراسة تطبيقات الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني في الأرشفة الإلكترونية.
• معرفة معايير الحفاظ على الأرشيف الرقمي وتطبيقها.
• التعرف على أساليب تحقيق الأمان الإلكتروني في الأرشفة الإلكترونية.
• دراسة حالات الأرشفة الالكترونية في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• التدريب على استخدام الأدوات والبرامج الإلكترونية الحديثة المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية.
• الاستفادة من التفاعل مع الخبير المدرب والحصول على ردود فعل واضحة.

بنهاية البرنامج التدريبي لدبلوم الأرشفة الإلكترونية سوف يكون المشاركون قادرون على:

• توفير مفاهيم ومصطلحات نظم إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى الرقمي EDRMS في المؤسسات وتسليط الضوء على أوجه التشابه والاختلاف في العلاقات المتبادلة بين البيانات والوثائق و السجلات والمحتوى بينهم.
• معرفة أهمية إدارة الوثائق ECM وإدارة المعرفة في إطار متماسك.
• توفير الأطر العامة لتطوير دراسات الجدوى في المشروعات الرقمية لنظم إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى الرقمي EDRMS في المؤسسات.
• توفير الأطر التفصيلية لإعداد أدلة العمل والسياسات والإجراءات الخاصة بالوثائق وطرق حفظها واسترجعها.
• تأسيس وإدارة نظام أرشيف إلكتروني متكامل متوافق مع متطلبات واحتياجات العمل.

المحاور الرئيسية للدبلوم

1. أهمية الأرشفة الإلكترونية.
2. تعريف أساسيات الأرشفة الإلكترونية.
3. الأمن السيبراني وأهميته.
4. الذكاء الاصطناعي وأثره في الأرشفة الإلكترونية.
5. مراحل إنشاء وإدارة نظام أرشيف إلكتروني متكامل.

المحاور التفصيلية

1. مفاهيم الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
2. أسس ومبادئ تنظيم الأرشفة الإلكترونية.
3. الأرشفة الإلكترونية والأرشفة الورقية: المقارنة والتفاعل بينهما.
4. أنواع المستندات الإلكترونية التي يجب تخزينها في نظام الأرشفة.
5. أساليب الفهرسة والتصنيف في الأرشفة الإلكترونية.
6. الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الحكومية.
7. القاعدة النظرية والمفاهيم الأساسية في الأرشفة الإلكترونية.
8. التعرف على نظام الأرشفة الإلكترونية والترويسة اليدوية.
9. متطلبات الأرشفة الإلكترونية.
10. المعايير والأدوات المستخدمة في تحسين الأرشفة الإلكترونية.
11. الأرشفة الإلكترونية وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
12. قواعد بيانات الأرشفة الالكترونية وكيفية تحليلها.
13. تحليل البيانات في نظام الأرشفة الإلكتروني.
14. إعداد البيانات الإحصائية لإدارة الأرشفة الالكترونية.
15. مستويات اتخاذ القرار في المدخلات والمخرجات.
16. إدارة الأرشيف الالكتروني في المؤسسات والمنظمات.
17. تطبيقات نظام الأرشفة الإلكتروني في المؤسسات الحكومية.
18. إدارة المحتوى الإلكتروني وفهرسته.
19. الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية الرسمية.
20. تقنيات الحفظ والاسترجاع والتدقيق.
21. إعداد خطة لتأسيس نظام أرشفة إلكتروني.
22. معايير وأدوات تأسيس نظام الأرشفة الالكتروني.
23. تصميم نظام الأرشفة الإلكتروني.
24. إضافة المستندات إلى نظام الأرشفة الإلكتروني.
25. استعراض أفضل الممارسات في إدارة الأرشفة الإلكترونية.
26. أدوات تقييم نظام الأرشفة الإلكتروني.
27. التحديث والتطوير في نظام الأرشفة الإلكتروني.
28. دليل الاستخدام والتدقيق في نظام الأرشفة الإلكتروني.
29. المستودع الرقمي الإلكتروني.
30. البحث والاستعلام في نظام الأرشفة الإلكتروني.
31. تطبيقات واستخدامات نظام الأرشفة الإلكتروني.
32. تطبيقات الحوسبة السحابية في الأرشفة الإلكترونية.
33. عناصر وأساليب التخزين الصحيحة للوثائق الإلكترونية.
34. تطبيقات نظام تخزين البيانات الضخمة (Big Data).
35. تطبيقات تقنية الواقع الافتراضي في الأرشفة الإلكترونية.
36. تقنيات الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني في الأرشفة الإلكترونية.
37. معايير الحفاظ على الأرشيف الرقمي وتطبيقها.
38. الأمن السيبراني وكيفية حماية الأرشيف الالكتروني من الهجمات الرقمية.
39. معالجة وتخزين الملفات الإلكترونية المتعلقة بمبادرات الإدارة الإلكترونية.
40. إدارة مراكز المعالجة للوثائق الإلكترونية.
41. قاعدة بيانات نظام تخزين الإيميلات.
42. اتفاقيات معالجة البيانات.
43. لوائح الحماية الوظيفية وسرية الوثائق الإلكترونية.
44. لوائح إرشادية حول الأرشفة الإلكترونية.
45. دليل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
46. الاصطلاحات الأكاديمية في مجال الأرشفة الإلكترونية.
47. تطوير مصادر المعلومات المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية.
48. جدولة المهام وإعداد التقارير الدورية.
49. إعداد وتأهيل الصف الثاني لتنفيذ أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
50. أهم برامج الأرشفة الالكترونية.
51. مساوئ الأرشفة الالكترونية.
52. خطط إدارة الأزمات لنظام الأرشيف الالكتروني.

الفوائد المتوقعة

• اكتساب المشاركين للمعرفة والمهارات العملية اللازمة لتأسيس وإدارة نظام أرشفة إلكتروني متكامل.
• تعلم استخدام التقنيات والأدوات الحديثة في تحسين عمليات الأرشفة الإلكترونية.
• التدريب على إدارة المحتوى الإلكتروني وفهرسته.
• الاستفادة من حالات الأرشفة الالكترونية في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• فهم أهمية استخدام الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني في الأرشفة الإلكترونية.
• معرفة معايير الحفاظ على الأرشيف الرقمي وتطبيقها.
• الاستفادة من استخدام البيانات الإحصائية في إدارة الأرشيف الالكتروني.
• ضمان التزام المؤسسات الحكومية والشركات الخاصة بمعايير وأفضل الممارسات في الأرشفة الإلكترونية.
• تحسين كفاءة استخدام المستندات الإلكترونية.
• زيادة الأمان في حفظ المعلومات الهامة والحساسة.

الفئات المستهدفة

• المدراء والموظفين الإداريين في مؤسسات القطاع الحكومي والخاص.
• المهنيين في مجال إدارة المعلومات والأرشفة الذين يرغبون في تحسين مهاراتهم ومعرفتهم في الأرشفة الرقمية وتطبيق أحدث التقنيات والممارسات
• موظفي الأرشيف والمكتبات الذين يعملون على تحويل الأرشيف التقليدي إلى أرشيف رقمي ويرغبون في فهم الأسس النظرية والعملية للأرشفة الرقمية
• مديري المعلومات ومسؤولي التقنية في المؤسسات الحكومية والشركات والمنظمات غير الربحية الذين يسعون إلى تحسين أنظمة الأرشفة وإدارة المعلومات الرقمية
• الباحثين والأكاديميين الذين يدرسون مجالات الأرشفة وإدارة المعلومات ويرغبون في التعرف على أحدث التطورات في مجال الأرشفة الرقمية.
• المهتمين بمجالات الأرشفة الإلكترونية في العمل الإداري والإلكتروني.

أساليب التدريب

• المحاضرات التفاعلية والعروض التقديمية.
• التمارين والحالات العملية.
• النقاشات الجماعية والعصف الذهني.
• دراسة حالات ومشاريع واقعية.
• ورش عمل.
• الاستفادة من النماذج العلمية الحديثة والتطبيقات العملية.
• الاستعانة بالدعم التقني والإلكتروني في عملية التدريب.
• الاستعانة بالخبراء والمتخصصين في مجال الأرشفة الإلكترونية.

الخبراء المنفذون

يقوم بتنفيذ الدبلوم نخبة من الخبراء والأساتذة الجامعين المتخصصين والمحترفين في مجال الأرشفة الإلكترونية وتقنيات المعلومات والذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني.

خاتمة

يمثل دبلوم الأرشفة الإلكترونية الذي تقدمه البوابة العربية للتنمية الإدارية محطة مهمة في التعلم والتطوير المستمر، والتأهيل لمستقبل أفضل، وقاعدة قوية لتحسين إدارة الموارد الإلكترونية وضمان استمراريتها على المدى الطويل. حيث يساعد على رفع الكفاءات المهنية والتحكم بأحدث التقنيات المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية، مما يحرك عجلة التنمية في الميدان الإداري والتقني والعلمي، ويسهم في تطور المؤسسات والمنظمات الحكومية والخاصة. كما يوفر فرصة فريدة للمشاركين لتحسين مهاراتهم في مجال الأرشفة الإلكترونية وتطويرها لتلبية احتياجات مؤسساتهم للبدء في التحول إلى بيئة رقمية متقدمة تعزز الوصولية وتحسن عمليات اتخاذ القرارات وتعزز التنمية المستدامة والتخطيط الاستراتيجي وتوفير الوقت والمجهود في الوصول إلى المعلومات والوثائق الرسمية.

المنهجية

يعتمد البرنامج التدريبي لدبلوم الأرشفة الإلكترونية بشكل أساسي على الأسلوب التشاركي / التفاعلي Participatory Training Approach، حيث يتم استخدام النقاشات المنظمة، ومجموعات العمل، وجلسات العصف الذهني، ودراسات الحالة، ولعب الأدوار، وكذلك الألعاب التدريبية الملائمة، التي تستخدم لكسر الجليد وتنشط المتدربين بما يخدم أهداف الدبلوم.

حيث يتم طرح مشكلات ودراسات حالة واقعية قريبة جدا من بيئة عمل المشاركين، بالإضافة الى استنباط حالات عمل من واقع الخبرة العملية الفعلية للمشاركين، وتشجيع المشاركين على التطبيق العملي لكافة الاستراتيجيات والأدوات والتكتيكات التي سيتدربون عليها خلال البرنامج التدريبي.

شروط الحصول على الشهادة

• حضور المتدرب ما لا يقل عن 90% من عدد الساعات التدريبية.
• اجتياز الاختبار النهائي بنجاح.