مقدمة البرنامج المتكامل لسكرتير الألفية الثالثة:
تركز الدورة على تطوير مهارات المشاركين فيما يتعلق بتنظيم وتنسيق أعمال السكريتارية وتكريس نظم المعلومات والتقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات السكريتارية في الألفية الثالثة، بالإضافة إلى إطلاع الحضور على قواعد الإتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال والعلاقات العامة وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين، وكيفية السيطرة على ضغوط العمل وتقوية وتنشيط الذاكرة والقدرات العقلية وأساليب الابتكار والإبداع.
الهدف العام للبرنامج المتكامل لسكرتير الألفية الثالثة:
تهدف الدورة المقدمة من البوابة العربية للتنمية الإدارية إلى تعريف المشاركين بإدارة أعمال السكريتارية الحديثة للألفية الثالثة، وأنواع أعمال السكريتارية ومهامها، وتنمية مهاراتهم وتطوير قدراتهم في مجال السكريتارية، وتحسين مستوى الأداء الشخصي للسكرتير العصري.
بنهاية البرنامج المتكامل لسكرتير الألفية الثالثة نتوقع تنمية و تطوير قدرات ومهارات المشاركين في مجال إدارة أعمال السكريتارية الحديثة وإدارة المكاتب العليا باحترافية وإبداع وذلك من خلال اكتسابهم للمعارف والخبرات والمهارات الحديثة تجاه استخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكريتارية الحديثة.
الأهداف التفصيلية :
تهدف هذه الدورة التدريبية إلى إكساب المشاركين المعارف والمهارات التالية :
- تنمية وتطوير قدرات ومهارات العاملين لاكتساب المعارف الحديثة تجاه استخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكريتارية.
- تنمية مهارات السكريتارية وإمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية وتزويدهم بالخبرات والمهارات التي تتطلبها مسئوليات وواجبات الوظيفة.
- إكساب المشاركين المعارف والخبرات والمهارات الإدارية والفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الاتصال والتنسيق بين الإدارة العليا وباقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال وإنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة.
المحتوى العلمي:
اليوم الأول: مفهوم إدارة أعمال السكريتارية:
- اختصاصات و واجبات و مسئوليات السكرتير العصري.
- المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية و أساليبها.
- فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين.
- المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية السكرتير.
- ورشة عمل تطبيقية لبناء بطاقة وصف وظيفي لمهمة السكرتير.
أعمال السكريتارية المعاصرة في المنظمات الحديثة:
- أهمية الإدارة الفعالة لأعمال السكريتارية في نجاح العمل الإداري.
- أنواع السكريتارية.
- المكتب الحديث.
- وظائف المكتب الحديث.
- أهداف المكتب الحديث.
- أهمية أعمال السكريتارية الحديثة.
- تنظيم أعمال السكريتارية والمحفوظات بالمكاتب الحديثة.
اليوم الثاني: أبعاد أعمال السكريتارية:
- التخطيط للاجتماعات.
- جدولة الأعمال.
- وضع نظم الفهرسة و الحفظ.
- نظم المعلومات و صناعة القرارات.
- مهارات إعداد التقارير العليا ( مؤشرات الأداء ).
- إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية.
اليوم الثالث: برتوكول العمل بالسكريتارية:
- مفهوم البرتوكول.
- عناصر فعالية تصرفات السكرتير.
- مهارات السكريتارية في إدارة برتوكولات التعامل.
- إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات السكريتارية.
- ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين.
- العوامل المؤثر في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات السكريتارية.
- مفهوم الكاريزما.
- الخصائص النفسية للسكرتير الفعال.
- مهارات الاتيكيت في اللبس وأثرها في نجاح عمل السكرتير الفعال.
- المهارات الصوتية للسكرتير الفعال.
- مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة للسكرتير الفعال.
- مهارات النظرة الشمولية.
- المهارات اللغوية.
- مفهوم المهارات اللغوية.
- أهمية المهارات اللغوية في لنجاح أعمال السكريتارية الفعالة.
اليوم الرابع: مهارات الاتصال الفعال:
- مفهوم الاتصال.
- نموذج الاتصال.
- تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال أعمال السكريتارية.
مهارات بناء الألفة:
- مفهوم بناء الألفة.
- أهمية بناء الألفة في مجال أعمال السكريتارية.
- تطبيقات عملية على استراتيجية بناء الألفة في مجال أعمال السكريتارية.
اليوم الخامس: قواعد الإتيكيت (آداب المعاملة واللياقة):
- مفهوم الإتيكيت.
- أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح السكرتير العصري في مهامه.
- المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال أعمال السكريتارية.
- العرف السائد في الإتكيت المتفق في مجال أعمال السكريتارية بالوطن العربي.
- تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال أعمال السكريتارية.
- تنمية مهارات الاتصال من منظور العلاقات التبادلية.
- مفهوم الأنماط السلوكية البشرية.
- العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية.
- مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة.
- تطبيقات عملية على التعامل مع الأنماط السلوكية البشرية في مجال أعمال السكريتارية.
اليوم السادس: مهارات وأدوات واستراتيجيات أعمال السكريتارية الحديثة:
- مهارات إدارة الملفات.
- مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات.
- الاستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال السكريتارية.
- مهارات استقبال وتصدير المكاتبات.
- طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات ( تطبيقات عملية ).
- فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( ( الخطاب / المذكرة / التقارير ).
- فن كتاب التقارير.
- فن تنظيم الاجتماعات.
- فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات.
اليوم السابع: مهارات التفكير العليا لأعمال السكريتارية الفعالة:
- مفهوم مهارات التفكير العليا.
- أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لسكرتير الألفية الثالثة الفعال.
- البرامج العقلية العليا وأثرها على نجاح سكرتير الألفية الثالثة الفعال.
- مهارات تنشيط الذاكرة.
- مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
- مهارات التفكير الابتكاري.
- مهارات التفكير الإبداعي.
- تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لسكرتير الألفية الثالثة من واقع الممارسات العلمية لمهمة السكرتارية.
اليوم الثامن: مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل:
- مفهوم إدارة الصراعات.
- مفهوم التوتر.
- أهمية قدرة سكرتير الألفية الثالثة على إدارة الصراعات بفعالية لنجاح عمله.
- مهارات إدارة الصراعات.
- مهارة حل النزاع و مواجهة المشكلات بفعالية.
- مهارات تخفيف التوتر في بيئة العمل.
- آليات تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل.
- تطبيقات عملية على إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل من واقع عمل سكرتير الألفية الثالثة.
مهارات الاقناع:
- مفهوم الاقناع.
- الفرق بين الاتصال والحوار والتفاوض والاقناع.
- هل الإقناع فن أم علم.
- أهمية مهارات الاقناع لمدير المكتب الفعال.
- نماذج التأثير الأربعة في عملية الإقناع .
- النماذج الثلاثة للمؤثرين في عملية الإقناع.
- استراتيجية هوف رانك للإقناع (استراتيجية التركيز والتخفيف ).
- تطبيقات عملية على استراتيجية هوف رانك للإقناع في مجال السكرتارية.
اليوم التاسع: مهارات إدارة الوقت وأدواته:
- مفهوم الوقت.
- أهمية الإدارة الفعالة للوقت وأثرها في نجاح عمل سكرتير الألفية الثالثة الفعال.
- مصفوفة المهم والعاجل وتطبيقات استخدامها في إدارة الوقت.
- مهارات التخطيط باستخدام خارطة غانيت لتنظيم الوقت.
- تنمية مهارات التخطيط لإدارة فعاليات زمن استقبال الزوار.
- تصميم وتحديد شبكة الزوار.
- تصميم شبكة الخدمات المطلوبة.
- تحديد وتصميم إجراءات الاستقبال.
- تحديد وتصميم إجراءات تخطيط و متابعة طلبات زوار المكتب
مهارات التفويض:
- مفهوم التفويض.
- متى نفوض ومتى لا نفوض المهام.
- أهمية التفويض الفعال لنجاح عمل سكرتير الألفية الثالثة الفعال.
- نموذج التفويض الفعال.
- بناء خرائط التدفق للمهام.
- تطبيقات عملية على مهارات التفويض من واقع عمل السكرتارية.
اليوم العاشر: استخدام التقنية الحديثة في إدارة أعمال السكرتارية
- مفهوم تقنيات السكرتارية.
- أهمية تفعيل التقنية في نجاح السكرتارية الحديثة.
- مفهوم الأتمتة.
- الإجراءات و الخطط التنفيذية لإقامة أنظمة متطورة لحفظ و استرجاع مواد المعلومات.
- مزايا استخدام التقنيات الحديثة في مجال السكرتارية.
- استخدام الميكنة الحديثة في السكرتارية.
- الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة.
- نظم تخطيط و متابعة خدمات الاتصالات الداخلة والخارجية.
الشهادات والاعتمادات
بعد انتهاء البرنامج التدريبي يتم إصدار شهادات حضور للمشاركين الذين يستكملون الدورة بنجاح وفقًا لمعايير الأداء المحددة، معتمدة من أكاديمية التدريب التابعة للبوابة العربية للتنمية الإدارية. كما يمكن أيضًا اعتماد الشهادة من قبل عدة جهات عالمية أخرى لتعزيز فرص التوظيف والنمو المهني للمشاركين.
الاعتمادات:
- أكاديمية التدريب (ArabPAD) البوابة العربية للتنمية الإدارية
- البورد الامريكي (American Board)
- معهد الإدارة التجارية البريطاني (ICM– Institute of Commercial Management)
مدة الدراسة: 10 أيام ..
40 ساعة تدريبية معتمدة مقسمة على 10 محاضرات بواقع (4 ساعات تدريبية كل يوم)
ملحوظة: يرجى العلم بأن مخطط الدورة التدريبية المعروض هو إطار عام، وقد تختلف الموضوعات والتركيز المحدد وعدد الأيام اعتمادًا على الاحتياجات التدريبية للمشاركين وبناءً على طلب الجهة المستفيدة.
التسجيل في:
البرنامج المتكامل لسكرتير الألفية الثالثة
لمزيد من الاستفسار حول الدورات التدريبية يمكنكم التواصل معنا عبر صفحة اتصل بنا أو الاتصال مباشرةً على إدارة التدريب رقم: 00201062215620
قنوات البوابة العربية للتنمية الإدارية على مواقع التواصل الاجتماعي
برنامج متكامل لتعليم مهارات السكرتارية للألفية الثالثة. احصل على فرصة لتطوير مهاراتك كسكرتير محترف مع هذا البرنامج الشامل. سوف تتعلم كيفية إدارة المكاتب وتنظيم الملفات وإجراء المراسلات الإدارية بكفاءة. سيساعدك هذا البرنامج في تحسين قدراتك في التنظيم والاتصال ومهارات التعامل مع العملاء وتنفيذ المهام بدقة وفعالية. ابدأ رحلتك نحو النجاح المهني واحصل على شهادة معتمدة تعزز ملفك الشخصي وتزيد فرصك في الحصول على وظيفة مرموقة في العصر الحديث. احجز الآن واستعد لمستقبل واعد كسكرتير متميز.
