مقدمة
في ظل التحول الرقمي المتسارع الذي يشهده عالمنا اليوم، لم تعد الأرشفة مجرد عملية تقليدية لحفظ المستندات، بل أصبحت ركيزة أساسية لضمان استمرارية الأعمال، وحفظ المعرفة، وتسهيل الوصول إلى المعلومات. إن الاعتماد على الأرشفة الإلكترونية وفقًا لأحدث المعايير الدولية ليس خيارًا، بل ضرورة حتمية للمؤسسات التي تسعى إلى تحقيق الكفاءة والشفافية والأمان. هذه الدورة التدريبية تهدف إلى تزويد المشاركين بالأسس النظرية والمهارات العملية اللازمة لتصميم وتطبيق أنظمة أرشفة إلكترونية حديثة، بما يضمن إدارة الوثائق الرقمية بكفاءة عالية وحمايتها من المخاطر المحتملة.
نبذة عامة
تقدم هذه الدورة التدريبية الشاملة منهجًا متكاملًا لتعلم وتطبيق أفضل الممارسات والمعايير العالمية في مجال الأرشفة الإلكترونية. تغطي الدورة جميع الجوانب بدءًا من التخطيط الأولي وصولًا إلى التنفيذ الفعلي والصيانة الدورية لأنظمة الأرشفة، مع التركيز على المعايير الدولية الرائدة مثل ISO 30301 و ISO 15489.
تعريف موجز بالدورة
دورة تدريبية متخصصة تستمر لمدة 10 أيام، تهدف إلى إكساب المشاركين المعرفة والمهارات اللازمة لتطبيق المعايير الدولية في إدارة وأرشفة الوثائق الإلكترونية، بما يضمن تحقيق الأمان، الدقة، والكفاءة في حفظ واسترجاع المعلومات.
الهدف العام
تمكين المشاركين من بناء وتطبيق أنظمة أرشفة إلكترونية متكاملة وفعالة، تتوافق مع المعايير الدولية، وتساهم في تعزيز الأداء المؤسسي وتحقيق الأمان المعلوماتي.
الأهداف التفصيلية
- فهم المبادئ الأساسية للأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
- التعرف على المعايير الدولية الرئيسية في إدارة الوثائق والأرشفة.
- تعلم كيفية تخطيط وتصميم أنظمة أرشفة إلكترونية.
- اكتساب المهارات اللازمة لتصنيف وفهرسة الوثائق الرقمية.
- تطبيق إجراءات الأمان والحماية لضمان سرية وسلامة المعلومات.
- التعرف على الأدوات والتقنيات الحديثة المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية.
- تطبيق المبادئ العملية للحفظ الرقمي طويل الأمد.
- فهم الجوانب القانونية والتشريعية المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية.
- إجراء تقييم شامل لنظام الأرشفة الحالي وتحديد نقاط التحسين.
- القدرة على وضع خطة استراتيجية للتحول إلى الأرشفة الرقمية.
المحاور التدريبية
اليوم الأول: مقدمة إلى الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق
- مفاهيم الأرشفة الإلكترونية: فهم الفرق بين الأرشفة التقليدية والإلكترونية.
- أهمية التحول الرقمي: لماذا تحتاج المؤسسات إلى الأرشفة الإلكترونية.
- دورة حياة الوثيقة الإلكترونية: من الإنشاء إلى التخلص منها.
- المصطلحات والمفاهيم الأساسية: تعريف المصطلحات مثل السجل، الوثيقة، والأرشيف.
- التحديات والمخاطر: استعراض أبرز العقبات التي تواجه الأرشفة الإلكترونية.
- قصص نجاح من الواقع: دراسة حالات لمؤسسات نجحت في التحول الرقمي.
اليوم الثاني: المعايير الدولية في الأرشفة الإلكترونية
- معيار ISO 15489: فهم المبادئ الأساسية لإدارة الوثائق.
- معيار ISO 30301: استعراض نظام إدارة الوثائق.
- معيار ISO 23081: كيفية تطبيق البيانات الوصفية في إدارة الوثائق.
- معيار ISO/TR 26122: تحليل عمليات إدارة الوثائق.
- معيار ISO 14721 (OAIS): فهم نموذج النظام المفتوح للأرشفة.
- تطبيق المعايير في بيئة العمل: ورشة عمل حول كيفية ربط المعايير بالواقع.
اليوم الثالث: التخطيط الاستراتيجي لنظام الأرشفة الإلكترونية
- تحليل الاحتياجات المؤسسية: تحديد المتطلبات والأهداف من النظام.
- بناء فريق المشروع: اختيار الأدوار والمسؤوليات.
- دراسة الجدوى الفنية والمالية: تقييم الموارد المتاحة.
- اختيار البنية التحتية: تحديد الخوادم والشبكات المناسبة.
- وضع الخطة الزمنية للمشروع: تحديد مراحل التنفيذ.
- إدارة التغيير: كيفية تهيئة الموظفين للتحول الرقمي.
اليوم الرابع: تصنيف وفهرسة الوثائق الرقمية
- مبادئ التصنيف: كيفية تنظيم الوثائق بطريقة منطقية.
- أهمية الفهرسة والبيانات الوصفية: تسهيل عملية البحث والاسترجاع.
- بناء شجرة التصنيف: تصميم هيكل تصنيف ملائم.
- أدوات الفهرسة الآلية: استخدام الذكاء الاصطناعي في الفهرسة.
- ورشة عمل عملية: تصنيف مجموعة من الوثائق الرقمية.
- تحديات التصنيف: كيفية التعامل مع الوثائق المتشعبة.
اليوم الخامس: الأمن السيبراني وحماية الوثائق الإلكترونية
- مفهوم أمن المعلومات: السرية، السلامة، والتوافر.
- إجراءات حماية الأرشيف الإلكتروني: التشفير، النسخ الاحتياطي، والجدران النارية.
- إدارة صلاحيات الوصول: تحديد من يمكنه الوصول إلى الوثائق.
- خطط التعافي من الكوارث: كيفية استعادة البيانات في حالات الطوارئ.
- تطبيق معيار ISO 27001: فهم أسس نظام إدارة أمن المعلومات.
- اختبار اختراق وهمي: محاكاة هجوم سيبراني على نظام الأرشفة.
اليوم السادس: الأدوات والتقنيات الحديثة في الأرشفة
- أنظمة إدارة الوثائق (DMS): استعراض أبرز الأنظمة المتاحة.
- التعرف الضوئي على الحروف (OCR): كيفية تحويل المستندات الورقية إلى نصوص قابلة للبحث.
- الحوسبة السحابية والأرشفة: استخدام الخدمات السحابية مثل AWS و Azure.
- الذكاء الاصطناعي في الأرشفة: تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الفرز والتحليل.
- التعلم الآلي في الأرشفة: تحسين عمليات التصنيف والفهرسة.
- عرض عملي للأدوات: تجربة بعض أنظمة إدارة الوثائق.
اليوم السابع: الحفظ الرقمي طويل الأمد
- أهمية الحفظ طويل الأمد: ضمان بقاء الوثائق سليمة عبر الزمن.
- التحديات التقنية: مواجهة مشكلة تقادم البرامج والأجهزة.
- استراتيجيات الحفظ الرقمي: الهجرة، المحاكاة، التغليف.
- المعايير الدولية للحفظ الرقمي: استعراض معيار OAIS.
- أرشيفات المتاحف والمؤسسات الثقافية: دراسة حالات عملية.
- إنشاء سياسة الحفظ الرقمي: خطوات عملية لتطبيق سياسة المؤسسة.
اليوم الثامن: الجانب القانوني والتشريعي للأرشفة
- القوانين واللوائح المحلية: الالتزام بالتشريعات الخاصة بالدولة.
- حجية الوثائق الإلكترونية: متى تعتبر الوثيقة الإلكترونية دليلًا قانونيًا.
- الاحتفاظ بالوثائق: المدد القانونية للاحتفاظ بأنواع مختلفة من الوثائق.
- سياسات التخلص من الوثائق: متى وكيف يتم التخلص من الوثائق بشكل آمن.
- السرية والخصوصية: التزامات المؤسسة تجاه حماية البيانات الشخصية.
- أخلاقيات الأرشفة: المسؤولية المهنية تجاه المعلومات.
اليوم التاسع: إدارة المشاريع وتطبيق النظام
- منهجيات إدارة المشاريع: استخدام Scrum أو Agile في تطبيق النظام.
- مراحل التنفيذ: من إعداد البيئة إلى التشغيل التجريبي.
- تدريب المستخدمين: كيفية تأهيل الموظفين على النظام الجديد.
- مرحلة ما بعد التنفيذ: الصيانة، التحديث، والتحسين المستمر.
- قياس العائد على الاستثمار: كيفية تقييم نجاح المشروع.
- تطبيق عملي لمشروع متكامل: بدء مشروع أرشفة إلكترونية مصغر.
اليوم العاشر: مراجعة شاملة وتقييم الأداء
- مراجعة المحاور التدريبية: إجابة على أسئلة المشاركين.
- تقييم الأداء الحالي: استخدام قائمة مراجعة لتقييم أنظمة الأرشفة.
- وضع خطة عمل مستقبلية: تحديد الخطوات التالية للمشاركين.
- عرض المشاريع النهائية: عرض المشاريع المصغرة التي تم إنشاؤها.
- جلسة نقاش مفتوحة: تبادل الخبرات والتجارب.
- شهادات إتمام الدورة: تسليم الشهادات وتكريم المشاركين.
لماذا أحضر هذه الدورة؟
- للحصول على معرفة عميقة بأحدث المعايير الدولية في مجال الأرشفة الإلكترونية.
- لتطوير مهاراتك العملية في تصميم وتطبيق أنظمة الأرشفة.
- لتعزيز قيمة مسيرتك المهنية في سوق العمل الذي يتطلب خبرة في التحول الرقمي.
- لتأهيل مؤسستك للتعامل مع تحديات العصر الرقمي وضمان أمان معلوماتها.
- للتواصل مع خبراء المجال وتبادل المعرفة معهم.
لماذا البوابة العربية للتنمية الإدارية؟
لأنها تقدم برامج تدريبية متخصصة ومصممة بعناية، مع التركيز على الجودة والخبرة العملية. نعتمد على منهجية تدريب تفاعلية تجمع بين النظرية والتطبيق، ويقدمها خبراء معتمدون يمتلكون سجلًا حافلًا بالإنجازات في مجال الأرشفة وإدارة المعلومات.
منهجية التدريب
تعتمد الدورة على منهجية تدريبية تفاعلية تشمل:
- محاضرات نظرية وعروض تقديمية.
- دراسات حالة واقعية وتحليلها.
- ورش عمل جماعية وفردية.
- تمارين عملية وتطبيقات على برامج حقيقية.
- جلسات نقاش مفتوحة وتبادل الخبرات.
الفوائد المتوقعة
العائد وأثر التدريب على المشارك
- الحصول على شهادة معتمدة تزيد من قيمته المهنية.
- اكتساب خبرة عملية في مجال الأرشفة الإلكترونية.
- القدرة على المساهمة في مشاريع التحول الرقمي داخل المؤسسة.
- تطوير مهارات التخطيط والتحليل وإدارة المشاريع.
- فهم الجوانب القانونية والأمنية المرتبطة بالوثائق الرقمية.
العائد وأثر التدريب على المؤسسة
- بناء نظام أرشفة إلكتروني فعال وآمن يتوافق مع المعايير الدولية.
- تقليل التكاليف التشغيلية المرتبطة بإدارة الوثائق الورقية.
- زيادة كفاءة العمليات وسرعة الوصول إلى المعلومات.
- حماية الأصول المعرفية للمؤسسة من الضياع أو التلف.
- تعزيز الشفافية والامتثال للوائح والقوانين.
الفئات المستهدفة
- مدراء وأخصائيو الأرشيف والوثائق.
- مسؤولو تكنولوجيا المعلومات وقواعد البيانات.
- الموظفون في أقسام الشؤون الإدارية والسجلات.
- الباحثون والأكاديميون المهتمون بإدارة المعرفة.
- جميع العاملين في المؤسسات التي تسعى إلى تطبيق التحول الرقمي.
الخبراء المنفذون
الدورة يقدمها نخبة من الخبراء والاستشاريين المتخصصين في مجال الأرشفة وإدارة المعلومات، والذين يمتلكون خبرة واسعة في تنفيذ مشاريع الأرشفة الإلكترونية في القطاعين العام والخاص.
أساليب التدريب
- المحاضرات التفاعلية.
- ورش العمل التطبيقية.
- دراسات الحالة ومناقشتها.
- التدريب العملي على برامج الأرشفة.
ملحوظة: يرجى العلم بأن مخطط الدورة التدريبية المعروض هو إطار عام، وقد تختلف الموضوعات والتركيز المحدد وعدد الأيام اعتمادًا على الاحتياجات التدريبية للمشاركين وبناءً على طلب الجهة المستفيدة.
التسجيل في:
المعايير الدولية في الأرشفة الإلكترونية
لمزيد من الاستفسار حول الدورات التدريبية يمكنكم التواصل معنا عبر صفحة اتصل بنا أو الاتصال مباشرةً على إدارة التدريب رقم: 00201062215620
قنوات البوابة العربية للتنمية الإدارية على مواقع التواصل الاجتماعي
